لائحة اللجنة الثقافية في تُنومة
بسم الله الرحمن الرحيم
الحمد لله وحده ، والصلاة والسلام على من لا نبي بعده ، أما بعد ؛
فبتوفيقٍ من الله تعالى تم هذا اليوم الأربعاء 28 شعبان 1433هـ الموافق 18يوليو 2012م إنشاء ( اللجنة الثقافية ) التابعة للنادي الأدبي في أبها بمحافظة ( تُنومة بني شهر ) ، بعد أن تم قبول الطلب المُقدَّم من الدكتور / صالح بن علي أبو عرَّاد ( عضو هيئة التدريس بكلية التربية في جامعة الملك خالد المشرف على اثنينية تُنومة الثقافية ) نيابةً عن أبناء تُنومة وقراها لهذا الشأن إلى مقام إمارة منطقة عسير ومنها إلى الجهات المعنية في وزارة الثقافة والإعلام ، وبعد أن تمت الموافقة الرسمية على إنشاء اللجنة واكتمال الإجراءات اللازمة لإنشائها .
وانطلاقًا من الفقرة ( الثالثة ) ضمن المادة ( التاسعة والعشرين ) من اللائحة الأساسية المنظمة للأندية الأدبية ، وإنفاذًا لما جاء في كامل المعاملة المنتهية بخطاب رئيس نادي أبها الأدبي رقم ( 30 ) ، وتاريخ 6 / 4 / 1433هـ ، الذي نص على موافقة مجلس إدارة النادي في اجتماعه ( الثاني ) المنعقد بتاريخ 13 / 3 / 1433هـ ، على إنشاء ( لجنة ثقافية ) تابعة لنادي أبها الأدبي في تُنومة ؛ فقد قام عددٌ من أعضاء مجلس إدارة النادي وبعض أعضاء النادي وجمعيته العمومية بزيارةٍ إلى محافظة تُنومة تم خلالها توقيع هذه الوثيقة التي تُعلن إنشاء ( اللجنة الثقافية في تُنومة ) كأول لجنةٍ ثقافيةٍ تابعةٍ للنادي في المنطقة ، وبداية انطلاق نشاطاتها الثقافية والأدبية ، سائلين الله تعالى التوفيق والسداد والهداية والرشاد .
الموقعون على الوثيقة :
= الدكتور / أحمد بن علي آل مريّع ( رئيس نادي أبها الأدبي ) .............................
= الأستاذ / عبد الرحمن بن زيد الهزاني ( رئيس مركز تُنومة ) ........................... .
= الدكتور / صالح بن علي أبو عرَّاد ( عضو مجلس إدارة النادي والمشرف العام على اللجنة الثقافية في تُنومة ) .................................................................... .
اللائحة التنظيمية وآلية العمل المقترحة لإنشاء
اللجان الثقافية التابعة للنادي الأدبي في أبها
إعداد الدكتور / صالح بن علي أبو عرَّاد
الحمد لله وحده ، والصلاة والسلام على من لا نبي بعده ، أما بعد ؛
فتلبيةً لحاجة أبناء المُحافظات والمراكز في مختلف مدن ومناطق المملكة العربية السعودية إلى إيجاد مراكز ثقافيةٍ تُعنى بالشأن الثقافي على اختلاف أنماطه وأنواعه ، ورغبةً من وزارة الثقافة والإعلام مُمثلةً في إدارة الأندية الأدبية في توسيع دائرة العناية بالمثقفين من أبناء البلاد في كل جزءٍ من وطننا الغالي والحرص على تشجيع مواهبهم ورعايتها ؛ وبعد مراجعة اللائحة الأساسية للأندية الأدبية ، وبخاصةٍ الفقرة ( الثالثة ) ضمن المادة ( التاسعة والعشرين ) من اللائحة الأساسية المنظمة للأندية الأدبية ، فقد أوصت اللجنة المُكلّفة من مجلس إدارة نادي أبها الأدبي باعتماد اللائحة التنظيمية المُقترحة لإنشاء وآليات عمل اللجان الفرعية في المحافظات والمراكز التابعة للنادي ، والتي جاءت على النحو التالي :
أولاً / يتم إنشاء لجنة ثقافية فرعية في أي محافظة أو مركز إداري بالمنطقة بطلبٍ من أبنائها اعتمادًا على توافر الشروط المطلوبة لإنشاء اللجنة ، وأن تتركز اهتمامات اللجنة في ما يهم الشأن الثقافي والأدبي .
ثانيًا / تقوم اللجنة الفرعية بتوفير مقر مؤثث ومجهز بالمتطلبات المكتبية والتقنية اللازمة لعملها في المحافظة أو المركز ، بحيث يمكن لأعضاء اللجنة الفرعية الاجتماع فيه وممارسة النشاطات الثقافية المختلفة كالمحاضرات والندوات والأُمسيات واللقاءات ونحوها .
ثالثًا / تحديد ( ستة ) أسماء من أبناء المنطقة المقيمين ، والمعنيين بالشأن الأدبي والثقافي ليكونوا أعضاء اللجنة وفق آلية اختيارٍ يُشرف على تنفيذها ممثلون من ثلاث جهاتٍ رسميةٍ هي : ( المحافظة أو المركز ، إدارة التربية والتعليم أو مكتبها ، النادي الأدبي في أبـها ) .
رابعًا / يكون توزيع أعضاء مجلس اللجنة الثقافية الفرعية على النحو التالي :
( 1 ) أمين اللجنة .
( 2 ) مُنسق اللجنة .
( 3 ) أعضاء اللجنة ، وعددهم ( 4 ) على أن يكون أحدهم ( مسؤولاً ماليًا ) .
خامسًا / يُشترط في اختيار الأعضاء أن يكونوا من أبناء الوطن المعروفين بالاستقامة وحُسن السيرة والسلوك ، وممن لهم اهتمامٌ وعنايةٌ بالشأن الثقافي على وجه العموم ، وأن تتنوع مجالات اهتماماتهم الأدبية والثقافية ، وأن تكون لديهم الرغبة والاستعداد للانضمام للّجنة .
سادسًا / يتم رفع خطة عمل تتبناها اللجنة لمدة ( ستة أشهر ) تشتمل على توضيح تفصيلي للبرامج والفعاليات المراد تنفيذها في المحافظة أو المركز لتتم دراستها والموافقة عليها من اللجنة المعنية في النادي ثم الرفع بها لمجلس الإدارة لاعتمادها ، وعندها يمكن للّجنة أن تشرع في تنفيذ ما جاء في الخطة .
سابعًا / يحق للّجنة الفرعية تنظيم نشاط واحد كل شهر ، ويمكن تجاوز هذا الشرط في المواسم المتنوعة والمناسبات المختلفة تبعًا لظروف الزمان والمكان بموافقة مجلس إدارة النادي .
ثامنًا / يتم رفع تقرير موجز نهاية كل ( ثلاثة أشهر ) عن البرامج والمناشط والفعاليات التي نفذتها اللجنة إلى الجهة المسؤولة في نادي أبها الأدبي .
تاسعًا / يتم دفع المستحقات المالية لأعضاء ومناشط اللجنة وفق ما تُحدده اللائحة المالية المنظمة لعمل اللجان الثقافية في المحافظات والمراكز على ضوء التقارير المرفوعة منها إلى النادي .
عاشرًا / يتولى النادي دفع ( مكافآت تشجيعية ) لأعضاء مجلس اللجنة الفرعية وفق ما تُقرره اللائحة المالية المنظمة لعمل هذه اللجان الثقافية في المحافظات والمراكز على ضوء التقارير المرفوعة من اللجنة إلى النادي .
حادي عشر/ يُشترط على كل لجنة فرعية أن تُسهم بالمشاركة في فعاليات النادي ومسابقاته وبرامجه المختلفة بواقع مُشاركةٍ واحدةٍ كحدٍ أدنى في العام .
ثاني عشر / تجتهد اللجنة الفرعية في دعم مناشطها ماديًا وإعلاميًا من خلال الحصول على التبرعات والهبات واتفاقات دعم الرعاة لمختلف المناشط التي يتم تنظيمها ضمن برامجها .
ثالث عشر / تُصرف مكافآت للضيوف والمشاركين في الفعاليات التي تُنظمها اللجنة الثقافية الفرعية وفق ما تُحدده اللائحة المنظمة لآلية عمل اللجنة .
رابع عشر / يحتفظ مجلس إدارة نادي أبها الأدبي بحق تفسير ما جاء في هذه اللائحة التنظيمية ، وله الحق في إضافة أية اشتراطات أو تنظيمات إلى هذه اللائحة التنظيمية لضمان جودة العمل .
خامس عشر / يحق لمجلس إدارة النادي الأدبي في أبها مراجعة هذه الوثيقة المشتملة على الشروط واللوائح التنظيمية كل عام وإقرار موادها ، أو حذف بعضها ، أو إضافة مواد تنظيمية جديدة ، بما يحقق المصلحة ويتوافق مع قدرة النادي على الوفاء بما التزم به ، وتطلعه لتحقيق ما يطلب منه .
الضوابط التنظيمية للّجنة :
= تكون مدة تكليف اللجنة الثقافية ( عام واحد ) ، ويُمكن التجديد لأعضائها إذا وافق مجلس إدارة النادي على ذلك .
= يتم تكليف أحد أعضاء مجلس الإدارة في النادي مشرفًا عامًا على اللجنة ، ومنسقًا بينها وبين إدارة النادي الأدبي في أبها ، ( وقد اختار المجلس أن يكون سعادة الدكتور / صالح بن علي أبو عرَّاد منسقًا بين اللجنة وبين إدارة النادي ) .
= يحق للجنة الثقافية أن تقوم بتشكيل لجان داخلية لتنفيذ مناشطها وفعالياتها وبرامجها وفق الآلية التي تراها مناسبة .
= اللجنة جزء من النادي ، وليست مستقلةً عنه على المستوى الإداري والمالي والثقافي .
= مهام اللجنة إشرافية وتنفيذية ( بعد إقرار البرامج المقترحة لها من قبل مجلس الإدارة في النادي ) .
= تتولى اللجنة مهام التعريف بأنشطة النادي وبرامجه في المحافظة أو المركز الذي تتبع له .
= يحق لرئيس مجلس إدارة النادي تفويض بعض الصلاحيات لأمين اللجنة بعد إقرار ذلك من قبل مجلس الإدارة .
= تنعقد أنشطة اللجنة المنبرية مرة كل شهر على الأقل .
= تتولى اللجنة الثقافية الفرعية مهمة الدعم الإعلامي والتغطية الإخبارية لفعالياتها .
= تتولى اللجنة توثيق مناشطها وفعالياتها وبرامجها في ملف نصف سنوي يشتمل على التقارير والأخبار الإعلامية المزودة بالصور ، على أن يزود النادي بنسخة من ذلك كله .
= تتواصل اللجنة مع النادي قبل أسبوع على الأقل من الفعالية ، بحيث تزوده بالخبر مفصلا .
= تجتهد اللجنة في دعم مناشطها إعلاميًا، وتتواصل في سبيل ذلك مع القنوات الإعلامية المعنية بالشأن الثقافي ( المقروء منها أم المرئي أم المسموع ) .
= تلتزم اللجنة ببناء قاعدة معلومات للمثقفين في المحافظة ومرتادي الفعاليات ، وتؤسس قاعدة لأرقام الهواتف والجوالات ، بحيث يتم الإعلان عن الفعاليات من خلال رسائل الجوال .
= يكون شعار النادي واسمه بوصف اللجنة منبثقة عنه حاضرًا في جميع الإعلانات والأوراق والمطبوعات والمكاتبات والمواقع الشبكية الخاصة باللجنة .
= تجري أنظمة النادي على اللجنة فيما لم ينص هذا التنظيم عليه أو ما لم يصدر مجلس الإدارة قرارًا بشأنه .
= تجتهد اللجنة في تحقيق الأهداف التالية :
نشر الأدب والثقافة باللغة العربية الفصحى .
إبراز واقع المحافظة الأدبي والثقافي والتاريخي والتراثي .
توثيق أواصر الصلات الأدبية بين المعنيين في المحافظة وما حولها بالشأن الأدبي خاصةً والثقافي عامة .
التعاون مع المؤسسات / الجهات الحكومية ذات الصلة ، ولاسيما في مختلف المناسبات على مدار العام .
تشجيع المواهب الأدبية الشابة ورعايتها عند أبناء وبنات المنطقة من خلال الوسائل الآتية : ( إقامة الندوات ، والمحاضرات ، والأمسيات ، والدورات ، والمسابقات ، وإصدار المطبوعات و النشرات ، وتبادل الأنشطة والزيارات ، ووضع قاعدة معلومات عن أدباء المحافظة ، إلى غير ذلك مما يمكن تنفيذه من المناشط ذات الصبغة الأدبية والثقافية ) .
ضوابط اجتماعات اللجنة :
= لا تعقد اجتماعات اللجنة إلا بدعوة من ( أمين اللجنة ) وبرئاسته .
= تجتمع اللجنة مرةً واحدةً كل شهر .
= يشترط لصحة اجتماع اللجنة القانوني بعد توجيه الدعوة إلى جميع الأعضاء أن يحضر أكثر من نصف الأعضاء .
= تقوم آلية العمل في اللجنة على رأي الأغلبية ، أو التصويت في حال الاختلاف ، ويرجح جانب الأمين في حال التساوي .
= في حال غياب أمين اللجنة يشعر رئيس النادي كتابيًا بذلك ليُكلف من ينوب عنه في إدارة اللجنة والقيام بمهامه .
الضوابط المالية العامة :
= ترفع اللجنة الاحتياجات المالية مبكرًا لمجلس إدارة النادي حتى تتم دراستها وتخصيصها والموافقة عليها .
= يضع أمين اللجنة مع زملائه خطة تنفيذية لتوفير الدعم والتبرعات المادية والمعنوية للجنة ثم يتم عرضها على مجلس الإدارة لإقرارها والموافقة عليها .
= يتكفل النادي بتغطية التكاليف التي يقرها لأنشطة اللجنة .
= تجتهد اللجنة في تقدير الاحتياجات المالية للأنشطة الثقافية وتكون مرفقةً مع البرنامج الذي يرفع إلى مجلس الإدارة .
= تصرف للجنة سُلفة مالية بمبلغ قدره ( 5000 ) ريال لأمين اللجنة ويتم الصرف منها على متطلبات إقامة النشاط الثقافي في اللجنة ، مع مراعاة أن يرفع بها فواتير موقعة من أمين اللجنة و المسؤول المالي فيها عند انتهائها ، أو عند طلب تجديدها ، أو في حال استفسار النادي عنها ، ويحق للجنة الحصول على سُلفةٍ أُخرى بعد تسديد الأولى .
= يحق للجنة أن تكون لها ميزانيةٌ خاصةٌ و مستقلةٌ عن الميزانية المخصصة لها من النادي ، وتتم تغذيتها عن طريق التبرعات والهبات والرعاية ونحو ذلك ، شريطة أن تكون مصادرها معروفة ، وتتوافق مع ما نصت عليه اللائحة الأساسية للأندية الأدبية المنظمة للتبرعات والتمويل والهبات ، مع مراعاة ألاَّ يتم الصرف منها إلا بموافقة مجلس إدارة النادي .
= يكافأ أعضاء اللجنة بحسب اجتماعاتهم ، فيصرف لأمين اللجنة ( 500 ) ريال ، وللعضو ( 350 ) ريال عن الاجتماع الواحد .
والله الهادي إلى سواء السبيل .
الحمد لله وحده ، والصلاة والسلام على من لا نبي بعده ، أما بعد ؛
فبتوفيقٍ من الله تعالى تم هذا اليوم الأربعاء 28 شعبان 1433هـ الموافق 18يوليو 2012م إنشاء ( اللجنة الثقافية ) التابعة للنادي الأدبي في أبها بمحافظة ( تُنومة بني شهر ) ، بعد أن تم قبول الطلب المُقدَّم من الدكتور / صالح بن علي أبو عرَّاد ( عضو هيئة التدريس بكلية التربية في جامعة الملك خالد المشرف على اثنينية تُنومة الثقافية ) نيابةً عن أبناء تُنومة وقراها لهذا الشأن إلى مقام إمارة منطقة عسير ومنها إلى الجهات المعنية في وزارة الثقافة والإعلام ، وبعد أن تمت الموافقة الرسمية على إنشاء اللجنة واكتمال الإجراءات اللازمة لإنشائها .
وانطلاقًا من الفقرة ( الثالثة ) ضمن المادة ( التاسعة والعشرين ) من اللائحة الأساسية المنظمة للأندية الأدبية ، وإنفاذًا لما جاء في كامل المعاملة المنتهية بخطاب رئيس نادي أبها الأدبي رقم ( 30 ) ، وتاريخ 6 / 4 / 1433هـ ، الذي نص على موافقة مجلس إدارة النادي في اجتماعه ( الثاني ) المنعقد بتاريخ 13 / 3 / 1433هـ ، على إنشاء ( لجنة ثقافية ) تابعة لنادي أبها الأدبي في تُنومة ؛ فقد قام عددٌ من أعضاء مجلس إدارة النادي وبعض أعضاء النادي وجمعيته العمومية بزيارةٍ إلى محافظة تُنومة تم خلالها توقيع هذه الوثيقة التي تُعلن إنشاء ( اللجنة الثقافية في تُنومة ) كأول لجنةٍ ثقافيةٍ تابعةٍ للنادي في المنطقة ، وبداية انطلاق نشاطاتها الثقافية والأدبية ، سائلين الله تعالى التوفيق والسداد والهداية والرشاد .
الموقعون على الوثيقة :
= الدكتور / أحمد بن علي آل مريّع ( رئيس نادي أبها الأدبي ) .............................
= الأستاذ / عبد الرحمن بن زيد الهزاني ( رئيس مركز تُنومة ) ........................... .
= الدكتور / صالح بن علي أبو عرَّاد ( عضو مجلس إدارة النادي والمشرف العام على اللجنة الثقافية في تُنومة ) .................................................................... .
اللائحة التنظيمية وآلية العمل المقترحة لإنشاء
اللجان الثقافية التابعة للنادي الأدبي في أبها
إعداد الدكتور / صالح بن علي أبو عرَّاد
الحمد لله وحده ، والصلاة والسلام على من لا نبي بعده ، أما بعد ؛
فتلبيةً لحاجة أبناء المُحافظات والمراكز في مختلف مدن ومناطق المملكة العربية السعودية إلى إيجاد مراكز ثقافيةٍ تُعنى بالشأن الثقافي على اختلاف أنماطه وأنواعه ، ورغبةً من وزارة الثقافة والإعلام مُمثلةً في إدارة الأندية الأدبية في توسيع دائرة العناية بالمثقفين من أبناء البلاد في كل جزءٍ من وطننا الغالي والحرص على تشجيع مواهبهم ورعايتها ؛ وبعد مراجعة اللائحة الأساسية للأندية الأدبية ، وبخاصةٍ الفقرة ( الثالثة ) ضمن المادة ( التاسعة والعشرين ) من اللائحة الأساسية المنظمة للأندية الأدبية ، فقد أوصت اللجنة المُكلّفة من مجلس إدارة نادي أبها الأدبي باعتماد اللائحة التنظيمية المُقترحة لإنشاء وآليات عمل اللجان الفرعية في المحافظات والمراكز التابعة للنادي ، والتي جاءت على النحو التالي :
أولاً / يتم إنشاء لجنة ثقافية فرعية في أي محافظة أو مركز إداري بالمنطقة بطلبٍ من أبنائها اعتمادًا على توافر الشروط المطلوبة لإنشاء اللجنة ، وأن تتركز اهتمامات اللجنة في ما يهم الشأن الثقافي والأدبي .
ثانيًا / تقوم اللجنة الفرعية بتوفير مقر مؤثث ومجهز بالمتطلبات المكتبية والتقنية اللازمة لعملها في المحافظة أو المركز ، بحيث يمكن لأعضاء اللجنة الفرعية الاجتماع فيه وممارسة النشاطات الثقافية المختلفة كالمحاضرات والندوات والأُمسيات واللقاءات ونحوها .
ثالثًا / تحديد ( ستة ) أسماء من أبناء المنطقة المقيمين ، والمعنيين بالشأن الأدبي والثقافي ليكونوا أعضاء اللجنة وفق آلية اختيارٍ يُشرف على تنفيذها ممثلون من ثلاث جهاتٍ رسميةٍ هي : ( المحافظة أو المركز ، إدارة التربية والتعليم أو مكتبها ، النادي الأدبي في أبـها ) .
رابعًا / يكون توزيع أعضاء مجلس اللجنة الثقافية الفرعية على النحو التالي :
( 1 ) أمين اللجنة .
( 2 ) مُنسق اللجنة .
( 3 ) أعضاء اللجنة ، وعددهم ( 4 ) على أن يكون أحدهم ( مسؤولاً ماليًا ) .
خامسًا / يُشترط في اختيار الأعضاء أن يكونوا من أبناء الوطن المعروفين بالاستقامة وحُسن السيرة والسلوك ، وممن لهم اهتمامٌ وعنايةٌ بالشأن الثقافي على وجه العموم ، وأن تتنوع مجالات اهتماماتهم الأدبية والثقافية ، وأن تكون لديهم الرغبة والاستعداد للانضمام للّجنة .
سادسًا / يتم رفع خطة عمل تتبناها اللجنة لمدة ( ستة أشهر ) تشتمل على توضيح تفصيلي للبرامج والفعاليات المراد تنفيذها في المحافظة أو المركز لتتم دراستها والموافقة عليها من اللجنة المعنية في النادي ثم الرفع بها لمجلس الإدارة لاعتمادها ، وعندها يمكن للّجنة أن تشرع في تنفيذ ما جاء في الخطة .
سابعًا / يحق للّجنة الفرعية تنظيم نشاط واحد كل شهر ، ويمكن تجاوز هذا الشرط في المواسم المتنوعة والمناسبات المختلفة تبعًا لظروف الزمان والمكان بموافقة مجلس إدارة النادي .
ثامنًا / يتم رفع تقرير موجز نهاية كل ( ثلاثة أشهر ) عن البرامج والمناشط والفعاليات التي نفذتها اللجنة إلى الجهة المسؤولة في نادي أبها الأدبي .
تاسعًا / يتم دفع المستحقات المالية لأعضاء ومناشط اللجنة وفق ما تُحدده اللائحة المالية المنظمة لعمل اللجان الثقافية في المحافظات والمراكز على ضوء التقارير المرفوعة منها إلى النادي .
عاشرًا / يتولى النادي دفع ( مكافآت تشجيعية ) لأعضاء مجلس اللجنة الفرعية وفق ما تُقرره اللائحة المالية المنظمة لعمل هذه اللجان الثقافية في المحافظات والمراكز على ضوء التقارير المرفوعة من اللجنة إلى النادي .
حادي عشر/ يُشترط على كل لجنة فرعية أن تُسهم بالمشاركة في فعاليات النادي ومسابقاته وبرامجه المختلفة بواقع مُشاركةٍ واحدةٍ كحدٍ أدنى في العام .
ثاني عشر / تجتهد اللجنة الفرعية في دعم مناشطها ماديًا وإعلاميًا من خلال الحصول على التبرعات والهبات واتفاقات دعم الرعاة لمختلف المناشط التي يتم تنظيمها ضمن برامجها .
ثالث عشر / تُصرف مكافآت للضيوف والمشاركين في الفعاليات التي تُنظمها اللجنة الثقافية الفرعية وفق ما تُحدده اللائحة المنظمة لآلية عمل اللجنة .
رابع عشر / يحتفظ مجلس إدارة نادي أبها الأدبي بحق تفسير ما جاء في هذه اللائحة التنظيمية ، وله الحق في إضافة أية اشتراطات أو تنظيمات إلى هذه اللائحة التنظيمية لضمان جودة العمل .
خامس عشر / يحق لمجلس إدارة النادي الأدبي في أبها مراجعة هذه الوثيقة المشتملة على الشروط واللوائح التنظيمية كل عام وإقرار موادها ، أو حذف بعضها ، أو إضافة مواد تنظيمية جديدة ، بما يحقق المصلحة ويتوافق مع قدرة النادي على الوفاء بما التزم به ، وتطلعه لتحقيق ما يطلب منه .
الضوابط التنظيمية للّجنة :
= تكون مدة تكليف اللجنة الثقافية ( عام واحد ) ، ويُمكن التجديد لأعضائها إذا وافق مجلس إدارة النادي على ذلك .
= يتم تكليف أحد أعضاء مجلس الإدارة في النادي مشرفًا عامًا على اللجنة ، ومنسقًا بينها وبين إدارة النادي الأدبي في أبها ، ( وقد اختار المجلس أن يكون سعادة الدكتور / صالح بن علي أبو عرَّاد منسقًا بين اللجنة وبين إدارة النادي ) .
= يحق للجنة الثقافية أن تقوم بتشكيل لجان داخلية لتنفيذ مناشطها وفعالياتها وبرامجها وفق الآلية التي تراها مناسبة .
= اللجنة جزء من النادي ، وليست مستقلةً عنه على المستوى الإداري والمالي والثقافي .
= مهام اللجنة إشرافية وتنفيذية ( بعد إقرار البرامج المقترحة لها من قبل مجلس الإدارة في النادي ) .
= تتولى اللجنة مهام التعريف بأنشطة النادي وبرامجه في المحافظة أو المركز الذي تتبع له .
= يحق لرئيس مجلس إدارة النادي تفويض بعض الصلاحيات لأمين اللجنة بعد إقرار ذلك من قبل مجلس الإدارة .
= تنعقد أنشطة اللجنة المنبرية مرة كل شهر على الأقل .
= تتولى اللجنة الثقافية الفرعية مهمة الدعم الإعلامي والتغطية الإخبارية لفعالياتها .
= تتولى اللجنة توثيق مناشطها وفعالياتها وبرامجها في ملف نصف سنوي يشتمل على التقارير والأخبار الإعلامية المزودة بالصور ، على أن يزود النادي بنسخة من ذلك كله .
= تتواصل اللجنة مع النادي قبل أسبوع على الأقل من الفعالية ، بحيث تزوده بالخبر مفصلا .
= تجتهد اللجنة في دعم مناشطها إعلاميًا، وتتواصل في سبيل ذلك مع القنوات الإعلامية المعنية بالشأن الثقافي ( المقروء منها أم المرئي أم المسموع ) .
= تلتزم اللجنة ببناء قاعدة معلومات للمثقفين في المحافظة ومرتادي الفعاليات ، وتؤسس قاعدة لأرقام الهواتف والجوالات ، بحيث يتم الإعلان عن الفعاليات من خلال رسائل الجوال .
= يكون شعار النادي واسمه بوصف اللجنة منبثقة عنه حاضرًا في جميع الإعلانات والأوراق والمطبوعات والمكاتبات والمواقع الشبكية الخاصة باللجنة .
= تجري أنظمة النادي على اللجنة فيما لم ينص هذا التنظيم عليه أو ما لم يصدر مجلس الإدارة قرارًا بشأنه .
= تجتهد اللجنة في تحقيق الأهداف التالية :
نشر الأدب والثقافة باللغة العربية الفصحى .
إبراز واقع المحافظة الأدبي والثقافي والتاريخي والتراثي .
توثيق أواصر الصلات الأدبية بين المعنيين في المحافظة وما حولها بالشأن الأدبي خاصةً والثقافي عامة .
التعاون مع المؤسسات / الجهات الحكومية ذات الصلة ، ولاسيما في مختلف المناسبات على مدار العام .
تشجيع المواهب الأدبية الشابة ورعايتها عند أبناء وبنات المنطقة من خلال الوسائل الآتية : ( إقامة الندوات ، والمحاضرات ، والأمسيات ، والدورات ، والمسابقات ، وإصدار المطبوعات و النشرات ، وتبادل الأنشطة والزيارات ، ووضع قاعدة معلومات عن أدباء المحافظة ، إلى غير ذلك مما يمكن تنفيذه من المناشط ذات الصبغة الأدبية والثقافية ) .
ضوابط اجتماعات اللجنة :
= لا تعقد اجتماعات اللجنة إلا بدعوة من ( أمين اللجنة ) وبرئاسته .
= تجتمع اللجنة مرةً واحدةً كل شهر .
= يشترط لصحة اجتماع اللجنة القانوني بعد توجيه الدعوة إلى جميع الأعضاء أن يحضر أكثر من نصف الأعضاء .
= تقوم آلية العمل في اللجنة على رأي الأغلبية ، أو التصويت في حال الاختلاف ، ويرجح جانب الأمين في حال التساوي .
= في حال غياب أمين اللجنة يشعر رئيس النادي كتابيًا بذلك ليُكلف من ينوب عنه في إدارة اللجنة والقيام بمهامه .
الضوابط المالية العامة :
= ترفع اللجنة الاحتياجات المالية مبكرًا لمجلس إدارة النادي حتى تتم دراستها وتخصيصها والموافقة عليها .
= يضع أمين اللجنة مع زملائه خطة تنفيذية لتوفير الدعم والتبرعات المادية والمعنوية للجنة ثم يتم عرضها على مجلس الإدارة لإقرارها والموافقة عليها .
= يتكفل النادي بتغطية التكاليف التي يقرها لأنشطة اللجنة .
= تجتهد اللجنة في تقدير الاحتياجات المالية للأنشطة الثقافية وتكون مرفقةً مع البرنامج الذي يرفع إلى مجلس الإدارة .
= تصرف للجنة سُلفة مالية بمبلغ قدره ( 5000 ) ريال لأمين اللجنة ويتم الصرف منها على متطلبات إقامة النشاط الثقافي في اللجنة ، مع مراعاة أن يرفع بها فواتير موقعة من أمين اللجنة و المسؤول المالي فيها عند انتهائها ، أو عند طلب تجديدها ، أو في حال استفسار النادي عنها ، ويحق للجنة الحصول على سُلفةٍ أُخرى بعد تسديد الأولى .
= يحق للجنة أن تكون لها ميزانيةٌ خاصةٌ و مستقلةٌ عن الميزانية المخصصة لها من النادي ، وتتم تغذيتها عن طريق التبرعات والهبات والرعاية ونحو ذلك ، شريطة أن تكون مصادرها معروفة ، وتتوافق مع ما نصت عليه اللائحة الأساسية للأندية الأدبية المنظمة للتبرعات والتمويل والهبات ، مع مراعاة ألاَّ يتم الصرف منها إلا بموافقة مجلس إدارة النادي .
= يكافأ أعضاء اللجنة بحسب اجتماعاتهم ، فيصرف لأمين اللجنة ( 500 ) ريال ، وللعضو ( 350 ) ريال عن الاجتماع الواحد .
والله الهادي إلى سواء السبيل .
